（1）采購人員訂貨時間太短，供貨商生產(chǎn)無法配合。

（2）采購人員在談判時，未將交貨期的因素好好考慮。

　
不切實(shí)際的交貨期將危害供貨商的商品質(zhì)量，并增加他們的成本，間接會使供貨商的價格提高。故采購人員應(yīng)隨時了解供貨商的生產(chǎn)狀況，以調(diào)整訂單的數(shù)量及交貨期。

4．供貨商的表現(xiàn)：表現(xiàn)不良的供貨商往往會影響到本公司的業(yè)績及利潤，并造成客戶的不滿。故采購人員應(yīng)在談判時，除價格外應(yīng)談妥合約中有關(guān)質(zhì)量、數(shù)量、包裝、交貨、付款及售后服務(wù)等條款，及無法履行義務(wù)之責(zé)任與罰則。對于合作良好的供貨商，則應(yīng)給予較多的訂單或其它的方式來獎勵畢竟買賣雙方要互利，才可維持長久的關(guān)系。

5．與供貨商維持關(guān)系：采購人員應(yīng)了解任何談判都是與供貨商維持關(guān)系的過程的一部分。若某次談判采購人員讓供貨商吃了悶或大虧，供貨商若找到適當(dāng)時機(jī)時，也會利用各種方式回敬采購人員。因此采購人員在談判過程中應(yīng)在本公司與供貨商的短期與長期利益中，求取一個平衡點(diǎn)，以維持長久的關(guān)系。

6．談判的有利與不利的因素：談判有些因素對采購人員或供貨商而言是有利的或是不利的，采購人員應(yīng)設(shè)法先研究這些因素：

（1）市場的供需與競爭的狀況

（2）供貨商價格與質(zhì)量的優(yōu)勢或缺點(diǎn)

（3）成本的因素

（4）時間的因素

（5）相互之間的準(zhǔn)備工作

7．談判技巧：談判技巧是采購人員的利器。談判高手通常都愿意花時間去研究這些技巧，以求事半功倍，下列談判技巧值得本公司采購人員研究：

（1）談判前要有充分的準(zhǔn)備：知已知彼，百戰(zhàn)百勝，成功的談判最重要的步驟就是要先有充分的準(zhǔn)備。采購人員的商品知識，對市場及價格的了解，對供需狀況了解，對本公司的了解，對供貨商的了解，本公司所能的價格底線、目標(biāo)、上限，以及其它談判的目標(biāo)都必須先有所準(zhǔn)備，并列出優(yōu)先級，將重點(diǎn)簡短列在紙上，在談判時隨時參考，以提醒自己。

（2）談判時要避免談判破裂：有經(jīng)驗(yàn)的采購人員，不會讓談判完全破裂，否則根本不必談判，他總會讓對方留一點(diǎn)退路，以待下次談判達(dá)成協(xié)議。沒有達(dá)成協(xié)議總比勉強(qiáng)達(dá)成協(xié)議好。

（3）只與有權(quán)決定的人談判：本公司的采購人員接觸的對象可能有：業(yè)務(wù)代表、業(yè)務(wù)各級主管、經(jīng)理、協(xié)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理、或董事長，看供貨商的規(guī)模大小而定。這些人的權(quán)限都不一樣。采購人員應(yīng)避免與沒權(quán)決定事務(wù)的人談判，以免浪費(fèi)自己的時間、同時可避免事先將本公司的立場透露給對方。談判之前，最好問清楚對方的權(quán)限。

（4）盡量在本公司辦公室內(nèi)談判：在自己的公司內(nèi)談判除了有心理上的優(yōu)勢外，還可隨時得到其它同事、部門或主管的必要，支持同時還可節(jié)省時間與旅行的開支。

（5）放長線釣大魚：有經(jīng)驗(yàn)的采購人員知道對手的需要，故盡量在小處著手滿足對方，然后漸漸引導(dǎo)對方滿足采購人員自己的需要。避免先讓對手知道自己的需要，否則對手會利用此一弱點(diǎn)要求采購人員先作出讓步。

（6）采取主動，但避免讓對方了解本公司的立場：攻擊是最佳的防御，采購人員應(yīng)盡量將自己預(yù)先準(zhǔn)備的問題，以開放式的問話方式，讓對方盡量暴露出對方的立場，然后再采取主動，乘勝追擊，給對方足夠的壓力，對方若難以招架，自然會作出讓步。

（7）必要時轉(zhuǎn)移話題：若買賣雙方對某一細(xì)節(jié)爭論不休，無法談攏，有經(jīng)驗(yàn)的采購人員會轉(zhuǎn)移話題，或喝個茶暫停，以緩合緊張氣氛。

（8）盡量以肯定的語氣與對方談話：否定的語氣容易激怒對方，讓對方?jīng)]有面子，談判因而難以進(jìn)行。故采購人員應(yīng)盡量肯定對方，稱贊對方，給對方面子，因而對方也會愿意給面子。

（9）盡量成為一個好的傾聽者：一般而言，業(yè)務(wù)人員總是認(rèn)為自己是能言善道，比較喜歡講話。采購人員知道這一點(diǎn)應(yīng)盡量讓他們講，從他們的言談及肢體語言之中，采購人員可聽出他們優(yōu)勢與缺點(diǎn)，也可了解他們的談判立場。

（10）盡量為對手著想：全世界只有極少數(shù)的人認(rèn)為談判時，應(yīng)趕盡殺絕，絲毫不能讓步。事實(shí)證明，大部分成功的采購談判都是要在彼此和諧的氣氛下進(jìn)行才可能達(dá)成。人都是愛面子的，任何人都不愿意在威脅的氣氛下談判，何況本公司與良好的供貨商應(yīng)有細(xì)水長流的合作關(guān)系，而不是對抗的關(guān)系。（11）以退為進(jìn)：有些事情可能超出采購人員的權(quán)限或知識范圍，采購人員不應(yīng)操之過急，裝出自己有權(quán)或了解某事，做出不應(yīng)作的決定，此時不妨以退為進(jìn)，與主管或同事研究或弄清事實(shí)情況后，再答復(fù)或決定也不遲，畢竟沒有人是萬事通的。草率倉促的決定大部分都不是好的決定，智者總是先深思熟慮，再作決定。

（12）不要誤認(rèn)為50/50最好：有些采購人員認(rèn)為談判的結(jié)果是50/50最好，彼此不傷和氣，這是錯誤的想法。事實(shí)上，有經(jīng)驗(yàn)的采購人員總會設(shè)法為自己的公司爭取最好的條件，然后讓對方也得到一點(diǎn)好處，能對他們的公司交待，因此站在好又多采購的立場，若談判的結(jié)果是60/40，70/30，或甚至是80/20，也就不會“于心不忍”了。

8．談判的十二戒：采購人員若能避免下列十二戒，談判成功的機(jī)會大增。

（1）準(zhǔn)備不周

（2）缺乏警覺

（3）脾氣暴躁

（4）自鳴得意

（5）過分謙虛

（6）不留情面

（7）輕諾寡信

（8）過分沉默

（9）無精打采

（10）倉促草率

（11）過分緊張

（12）貪得無厭

9．供貨商的規(guī)模：供貨商的規(guī)模可以年營業(yè)額來區(qū)分：

10．供貨意愿：各種規(guī)模的供貨商其供貨意愿都不相同：

11．談判的項(xiàng)目：本公司采購人員經(jīng)常必須談判的項(xiàng)目有下列諸項(xiàng)：

質(zhì) 量 交 貨 期

包 裝 交貨應(yīng)配合事項(xiàng)

價 格 售后服務(wù)保證

訂購量 促銷活動

折 扣 廣告贊助

付款條件 進(jìn)貨獎勵

12．談判的策略：

（1）質(zhì)量：質(zhì)量的傳統(tǒng)解釋是“好”，或“優(yōu)良”，對本公司采購人員而言，質(zhì)量的定義應(yīng)是：“符合買賣雙方所約定的要求或規(guī)格就是好的質(zhì)量”。故采購人員應(yīng)設(shè)法了解供貨商對本身商品質(zhì)量的認(rèn)知或了解的程度，管理制度較完善的供貨商應(yīng)有下列有關(guān)質(zhì)量的文件：

                  　　

                  　　產(chǎn)品規(guī)格說明書（PRODUCT SPECIFICATION）

                  　　品管合格范圍（ACCEPTABLE QUALITY LEVEL）

                  　　檢驗(yàn)方法（TESTING METHODS）

采購人員應(yīng)盡量向供貨商取得以上資料，以利未來交易，通常在合約或訂單上，質(zhì)量是以下列方法的其中一種來表示的：

                  　　市場上商品的等級

                  　　品牌

                  　　商業(yè)上常用的標(biāo)準(zhǔn)

                  　　物理或化學(xué)的規(guī)格

                  　　性能的規(guī)格

                  　　工程圖

                  　　樣品（賣方或買方）

                  　　以上的組合

采購人員在談判時應(yīng)首先與供貨商對商品的質(zhì)量達(dá)成互相同意的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，以避免日后的糾紛或甚至法律訴訟。對于瑕疵品或倉儲運(yùn)輸過程損壞的商品，采購人員在談判時應(yīng)要求退貨或退款。

（2）包裝：包裝可分為兩種：“內(nèi)包裝”（PACKAGING），及“外包裝”（PACKING）內(nèi)包裝是用來保護(hù)、陳列、或說明商品之用，而外包裝則僅用在倉儲及運(yùn)輸過程的保護(hù)。在本公司自選式量販的營業(yè)方式，包裝通常扮演非常重要的角色。

外包裝若不夠堅固，倉儲運(yùn)輸?shù)膿p壞太大，降低作業(yè)效率，并影響利潤。外包裝若太堅固，則供貨商成本嗇，采購價格勢必偏高，導(dǎo)致商品的價格缺乏競爭力。

設(shè)計良好的內(nèi)包裝往往能提高客戶的購買意愿，加速商品的回轉(zhuǎn)，國內(nèi)生產(chǎn)的產(chǎn)品在這方面比較差，采購人員應(yīng)說服供貨商在這方面改善，以利彼此的銷售。

基于以上的理由，采購人員在談判包裝的項(xiàng)目時，應(yīng)協(xié)調(diào)對彼此雙方都最有利的包裝，否則不應(yīng)草率訂貨。

對于某些商品若有銷售潛力，但卻無合適的自選式量販包裝時，采購人員應(yīng)積極說服供貨商制作此種包裝，供本公司銷售。

（3）價格：除了質(zhì)量與包裝之外，價格是所有談判事項(xiàng)中最重要的項(xiàng)目。本公司在客戶心目中的形象就是高質(zhì)量低價格，若采購人員對任何其所擬采購的商品，以進(jìn)價加上本公司合理的毛利后，若自己判斷該價格無法吸引客戶的購買時，就不應(yīng)向該供貨商采購。

在談判之前，采購人員應(yīng)事先調(diào)查市場價格，不可憑供貨商片面之詞，誤入圈套。如果沒有相同商品的市價可查，應(yīng)參考類似商品的市價。

在談判價格時，最重要的就是要能列舉供就商產(chǎn)品經(jīng)由本公司量販銷售的好處，這些好處包括：

（a）大量采購。（但不可一開始就告知公司可能訂購的數(shù)量，以免讓對方知道本公司的進(jìn)貨能力，也就是說盡量以籠統(tǒng)的方式向供就商說明本公司的采購數(shù)量比一般連鎖的零售商大很多。）

（b）鋪貨迅速。（零售商、餐飲業(yè)、公司行號或機(jī)關(guān)團(tuán)休主動到本公司進(jìn)貨，可節(jié)省供貨商新產(chǎn)品或促銷品的鋪貨的成本，并加快鋪貨及流通的速度。供貨商并可派人到賣場示范解說，提高專業(yè)客戶的進(jìn)貨意愿。）

（c）節(jié)省運(yùn)費(fèi)。（供貨商不必挨家挨戶送貨，通常可節(jié)省占營業(yè)額3－10％的倉儲運(yùn)輸費(fèi)用。）

（d）穩(wěn)定人事，降低銷管費(fèi)用。（供貨商不必再受業(yè)務(wù)人員流動率過高的困擾，因?yàn)楸竟�司�?shí)施計算機(jī)作業(yè)，主動向供貨商訂貨及付款，供貨商可減少占營業(yè)額10－20％的銷管費(fèi)用。）

（e）清除庫存。（供貨商可透過本公司快訊的促銷方式，將其滯銷品或庫存過高的商品迅速的出清庫存。）

（f）保障其市場。（本公司采行限制供貨商家數(shù)的政策，故一旦與本公司來往，其它競爭廠牌就被排拒在外，由于零售商或?qū)�業(yè)客戶都積極主動來本公司進(jìn)貨，本公司銷售的商品其市場占有率會因而提高。）

（g）溝通迅速，并節(jié)省廣告費(fèi)。（透過本公司快訊與專業(yè)客戶作最直接而有效的溝通，節(jié)省供貨商在其它廣告媒體的投資。）

（h）付款迅速，并減少應(yīng)收帳款管理費(fèi)用。（由本公司主動付款匯入供貨商銀行帳戶，減少供貨商應(yīng)收帳款管理費(fèi)用，并可規(guī)避倒帳的風(fēng)險，以及避免倒帳貨外流的影響。）

（i）不影響市價。（由于顧客都是專業(yè)客戶，一般消費(fèi)者沒有本公司會員卡無法來本公司購買，不會對市價造成影響。）

（j）外銷機(jī)會。（廣州市每年均有春季及秋季交易會，有大量國外買主會前來本公司量販廣場參觀，供貨商外銷機(jī)會大增。）

（k）齊步茁壯。（本公司在中國將逐步提高投資額，對中國流通業(yè)的現(xiàn)代化具有使命感與積極的承諾，供貨商可與本公司一齊成長，互蒙其利。）

價格談判是所有商業(yè)談判中最敏感的，也是最困難的項(xiàng)目，但愈是困難的項(xiàng)目，令人愈覺得挑戰(zhàn)性，這也是采購工作特別吸引人之處，本公司采購人員應(yīng)體認(rèn)這一點(diǎn)，運(yùn)用各種談判技巧去達(dá)成這項(xiàng)艱巨的任務(wù)。

（4）訂購量：在本公司分店數(shù)仍少的時候，訂購量往往很難令供貨商滿意，所以在談判時，應(yīng)盡量籠統(tǒng)，不必透露明確的訂購數(shù)量，如果因此而導(dǎo)致談判陷入僵局時，應(yīng)轉(zhuǎn)到其它項(xiàng)目談。在沒有把握決定訂購數(shù)量時，采購人員不應(yīng)采購供貨商希望的數(shù)量，否則一旦存貨滯銷時，必須降價出清庫存，因而影響利潤的達(dá)成，以及造成資金之積壓及空間之浪費(fèi)。

（5）折扣（讓利）：折扣通常有新產(chǎn)品引進(jìn)折扣、數(shù)量折扣、付款折扣、促銷折扣、無退貨折 扣、季節(jié)性折扣、經(jīng)銷折扣等數(shù)種。有些供貨商可能會由全無折扣做為談判的起點(diǎn)，有經(jīng)驗(yàn)的采購人員會引述各種形態(tài)的折扣，要求供貨商讓步。

采購人員應(yīng)向供貨商說明本公司的顧客都是零售商及專業(yè)客戶，換句話說專業(yè)客戶都是很會精打細(xì)算的，若供貨商的折扣數(shù)無法大到讓本公司的商品售價能吸引他們上門，就算我們向供貨商訂貨，這一關(guān)系也不可能會持久，這種交易反而不利于本公司的價格形象，故最好不要向該供貨商采購。

（6）付款條件：付款條件與采購價格息息相關(guān)，在國內(nèi)一般供貨商的付款條件是月結(jié)30～90天左，采購人員應(yīng)計算對本公司最有利的付款條件，對于慣于外銷的供貨商，一般的付款期限比較短，有的甚至要求現(xiàn)金。但這全憑采購人員的經(jīng)驗(yàn)與說服力。

在正常情況下，本公司的付款作業(yè)是在單據(jù)齊全時，按買賣雙方約定的付款條件。電匯匯入供貨商的銀行戶頭，這是本公司的一大優(yōu)勢，因?yàn)橐话銍鴥?nèi)的零售商在付款時，總是推三托四，找一大堆借口，延遲付款，造成供貨商財務(wù)調(diào)度的困難。

（7）交貨期：一般而言，交貨期愈短愈好，因?yàn)榻回浧诙蹋瑒t訂貨頻率增加，訂購的數(shù)量就相對減，故存貨的壓力也大為降低，倉儲空間的需求也相對減少。至于有長期承諾的訂購數(shù)量，采購人員應(yīng)要求供貨商分批送貨，減少庫存的壓力。

由于本公司計算機(jī)計算訂單數(shù)量的公式中，交貨期是個重要的參數(shù)，采購人員應(yīng)設(shè)法與供貨商談判較短的交貨期，降低存貨的投資。

（8）交貨時應(yīng)配合事項(xiàng)：本公司系超大型的貨倉自選商場，商品的進(jìn)出量極大，若供貨商無法在送貨作業(yè)上與本公司密切配合，將使本公司的收貨作業(yè)陷于癱瘓。本公司的收貨月臺通常可容納十幾輛貨車，故收貨部門有專人按日期及時段安排供貨商交貨的時間。采購人員在談判時，必須很明確將此一作業(yè)方式向供貨商說明清楚，并要求供貨商承諾，否則日后一旦供貨商無法實(shí)現(xiàn)時，合作關(guān)系將大打折扣。

（9）售后服務(wù)保證：對于需要售后服務(wù)的商品，例如：家電產(chǎn)品、事務(wù)機(jī)器、計算機(jī)、手表、照相機(jī)等，采購人員最好在談判時要求供貨商在商品包裝內(nèi)提供該項(xiàng)商品售后服務(wù)維修的單位名單（包括電話與地址）之保證單，以使客戶日后發(fā)現(xiàn)他所購買的商品須要維修時，能直接與附近商店連絡(luò)，免得本公司賣場人員疲于應(yīng)付維修問題。

若采購人員是與水貨進(jìn)口商談判時，必須要求水貨進(jìn)口商提出有能力做好售后服務(wù)保證的證明，并在商品包裝內(nèi)提供保證單，否則空口說白話，事情發(fā)生后，財務(wù)損失是小，本公司信譽(yù)損失是難以用金錢來衡量的。

（10）促銷活動：本公司快訊是本公司的一大武器，此一促銷利器在全世界各地都無往不利，但這全賴采購人員選擇的商品是否正確，以及售價是否能吸引客戶上門。在策略上，通常本公司會在促銷活動之前一兩周停止正常訂單的運(yùn)作，而刻意多訂購促銷特價的商品，以增加利潤，除非采購人員無法取得特別的價格。

在促銷商品的價格談判中，采購人員必須了解一般供貨商的行銷費(fèi)用預(yù)算通常占營業(yè)額的10－25％，供貨商不難由此預(yù)算拔出一部分作為促銷之用，比較常用的方法是多給相同商品免費(fèi)贈品，例如買一打贈三瓶。

（11）廣告贊助：（ANDVERTISING CONTIBUTION）：為增加本公司的利潤，采購人員應(yīng)積極與供貨商談判爭取更多的廣告贊助，本公司所指的廣告贊助，有下列幾項(xiàng)：

                  　　本公司快訊的廣告贊助

                  　　停車場看板的廣告贊助

                  　　購物車廣告板的廣告贊助

                  　　賣場標(biāo)示牌的廣告贊助

                  　　端架的廣告贊助

其中以第一項(xiàng)“本公司快訊的廣告贊助”為最大。由于本公司快訊的印刷及郵寄成本很高，依國外量販店之經(jīng)驗(yàn)，約80％之成本系由供貨商來支付，采購人員應(yīng)要求供貨商贊助此種費(fèi)用，廣東省每年商業(yè)廣告費(fèi)高達(dá)40億人民幣，供貨商通常都愿意由其廣告預(yù)算中拔出一部分作為本公司的廣告贊助。

（12）進(jìn)貨獎勵（RETROSPECTIVE BONUS）：進(jìn)貨獎勵與數(shù)量折扣是有區(qū)別的。進(jìn)貨獎勵是一段時間達(dá)成一定的進(jìn)貨金額，供貨商給予的獎勵，這是家電及某些行業(yè)慣用的行銷方式，而數(shù)量折扣是指單次訂貨的數(shù)量超過某一范圍時所給的折扣。

 
依其它國家的采購人員的經(jīng)驗(yàn)通常都要求供貨商可給予進(jìn)貨金額1－10％的進(jìn)貨獎勵（以月、季、或年度計算），供貨商因業(yè)績之需求很樂意提供此種獎勵。此種獎勵對本公司之利潤提升大有助益，有些商品可能供貨商因種種原因不愿以低的價格供應(yīng)時，采購人員為增加利潤，應(yīng)積極與供貨商談判要求更高的進(jìn)貨獎勵，但切忌為了爭取獎勵、而增加不切實(shí)際的采購數(shù)量，結(jié)果庫存壓力大增，甚至季節(jié)過后必須打折求售，這種情況采購人員不如不要進(jìn)貨獎勵。

采購談判本身是很復(fù)雜的，因?yàn)檎勁袑ο蟆⒐┴浬桃?guī)模、談判項(xiàng)目都不同，但采購人員只要靈活運(yùn)用以上所述的技巧與策略，在談判中將不難一一克服困難。經(jīng)驗(yàn)、機(jī)智、與毅力都是采購人員在談判中所須要的。