公文，又稱通知通告，屬于企業(yè)下行應(yīng)用文書。公司的公文質(zhì)量能夠在一定程度上反應(yīng)出企業(yè)管理水平。由于工作需要，公文往往由很多不同職能、不同層級(jí)的管理人員草擬，因此，控制公文擬寫質(zhì)量存在一定的難度。

公文是以公司名義發(fā)布的，而非個(gè)人、部門發(fā)布的公司法定文件。公文傳達(dá)的是公司管理層的一致決策，體現(xiàn)了公司管理層的意志和權(quán)力。發(fā)布一份有關(guān)財(cái)務(wù)事項(xiàng)的通知，就認(rèn)為只由財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、只與財(cái)務(wù)人員有關(guān)，這是一種不正確的認(rèn)識(shí)。

公文的內(nèi)容，主要是針對(duì)公司各類經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的管理政策、行政指令等具有廣泛知會(huì)性信息，具有明確的目的性，是公司履行和實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)管理職能的重要手段。

公文的擬寫應(yīng)當(dāng)嚴(yán)肅、規(guī)范、書面化。公文草擬者應(yīng)當(dāng)具備一定的管理知識(shí)和應(yīng)用寫作能力，對(duì)公文所要傳達(dá)的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)非常了解。草擬的公文應(yīng)當(dāng)目的明確、邏輯清晰、言簡(jiǎn)意賅。公文格式和內(nèi)容一經(jīng)審批與發(fā)布，便不能隨意更改，因此，提交前必須認(rèn)真檢查，并經(jīng)由管理人員審核確認(rèn)。

公文的基本信息至少包括：①密級(jí)：這個(gè)公文需要加密嗎?什么級(jí)別的人是不能看到的?②審批人：由何人審批?是否需要總裁批準(zhǔn)?③主送范圍：公文的應(yīng)當(dāng)熟知群體，和該群體所屬的部門。④抄送范圍：公文的一般了解群體，和該群體所屬的部門。⑤公文的經(jīng)辦部門/經(jīng)辦人/電話。

公文的結(jié)構(gòu)包括：公文名稱、公文正文和公文附件(如有)三個(gè)部分。公文名稱應(yīng)當(dāng)突出主題，簡(jiǎn)明扼要，避免使用生僻字，不使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，公文名稱的一般樣式：關(guān)于“XXXX”的通知/通告;“XXXX”通知;“XXXX”通告等。

公文正文的陳述順序?yàn)椋合饶康摹⒑髢?nèi)容;內(nèi)容有多項(xiàng)的，使用項(xiàng)目符號(hào)：兩級(jí)項(xiàng)目符號(hào)的，使用：一、…… 1、……，三級(jí)項(xiàng)目符號(hào)的，使用：一、…… (一)、…… 1、……。

公文附件是公文的重要組成部分，一般情況下，附件名稱列于公文正文之后;附件與公文一同提交審核、發(fā)布。附件內(nèi)容必須認(rèn)真檢查，仔細(xì)核對(duì)，并經(jīng)由管理人員審核、確認(rèn)。公文正文后列明的附件名字，應(yīng)與同步提交的附件名稱保持一致。

草擬公文應(yīng)當(dāng)使用規(guī)范的漢字和語句，符合中文語法要求;句式過長(zhǎng)的，用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)隔開;使用規(guī)范的標(biāo)點(diǎn)符號(hào);日期的年份應(yīng)當(dāng)全部顯示，如“20XX年X月X日”;內(nèi)容不得出現(xiàn)病句、歧義句、錯(cuò)別字;多項(xiàng)內(nèi)容的，有條理，有層次地進(jìn)行敘述;必要時(shí)，留下公文條款解釋者的電話和郵箱。

公文的形式管理上，由公文主管部門設(shè)定統(tǒng)一格式的公文模板，公文草擬者擬寫公文時(shí)，僅需按“公文模板”要求，將信息填寫齊全、清楚即可。

公文發(fā)布后，按發(fā)布單位/編號(hào)/職能/密級(jí)/主送/抄送等進(jìn)行分類及建立關(guān)鍵詞檢索，應(yīng)用于信息化系統(tǒng)當(dāng)中，基本的功能就是基于上述關(guān)鍵詞的快速查詢、調(diào)閱。

高虎/文