論有效的會議管理

零售行業屬勞動密集型、專業、統一性很強的行業，在管理中的統一指揮、協調就顯得十分的重要。而高效的會議則是實現統一指揮、協調的重要方式。但隨著公司的發展，企業的擴大，會議管理中也顯出更多需要加強的問題。
公司的會議主要有三個方面：
一、 工作溝通及要求類。
巡場會議、貨源對接會、督導會
二、 研討、學習、培訓類。
交流會、
三、 表彰、慶賀、任命類。
四、 例會。
經理例會、主管例會（公司組織）、部門例會、每周一的營運主管晨會、每天早上的主管碰頭會、員工分區域晨會、柜組晨會等。
五、 座談類。
柜組座談會、區域員工座談會、公司組織的各類座談會

會議中存在的現狀是：
1、 會議過多（此類屬一般企業的常出現的問題）。很多人一天的工作時間有一大半用于在會議上。
2、 會議的時間長、成本較高。
3、 參加會議的人員被動，缺少主動思考問題的能力。
會議內容少溝通、或不溝通，在會上也不交流、溝通。
4、 會議的主題不夠明確，結束后的沒有跟進問題。
甚至有些會議都沒有作會議紀要、更不用說切實執行、落實。
5、 某些會議主持人的綜合素質還需要更進一步提高。

針對以上會議中存在的問題，請允許我先對會議的作用及如何達成高效的會議進行分析：
會議，簡單的說就是某類人、或團隊中的人的為了一個目標的聚會。傳統的會議是面對面，但隨著電子媒體技術的運用，費用成本的考慮，電視會議會更受到歡迎。
會議的作用包括以下幾方面：
一、 通過會議，實現、達成目標。
會議的目的就在于此，是最快、最合理解決問題的方式。
二、 集思廣益、及統一意見。
每個人都會有自己的不同的政見、建議，通過與會人員的交流后會產生一個共同的見解、經驗、價值觀。而這種價值觀、經驗應是較優的，更有利于工作的效率提高。
三、 會議可以讓每個成員了解到彼此的工作情況，形成一個信息共享的空間。
也是批評、及激勵與會成員的最佳場所。
四、 會議中產生的約束力、對與會人員的地位確定有很大的意義。
會議不僅是達成目標的一種手段，在某些方面更在其中確定了與會人員的定位，及更有效地樹立自己的角色、威信。反之，枯燥失效的會議直接說明主持者的無能。

會議的種類很多，按實現目的可分為告知性、建設性、立法性及執行性。
告知性指宣布或傳達上級的指示、精神，及下級的工作匯報。會中不需要達成共識，但要求注重上級精神的領會能力，這一點與傳達者的表現能力有很大的關系。
建設性的會議則必須有明確的主題，更需要與會人員的會前準備充分，如討論營銷方案、銷售目標、市場調查。
立法性的會議主要指嚴格按照一定的法規、議程而制定帶有普遍性、強制規范性的會議。而我們使用的較多的是執行會議，即決定目標后，如何達成的目標的會議。這里涉及“5W+1H”，即由誰去負責某部分、在什么時間完成、地點、為什么要這樣做、做什么事。HOW，即如何執行和計劃。在會上應要達成明確的分工與合作，讓與會人員清楚自己的責任，同時注意工作進度、效果的控制反饋。
具體的會議表現行式有巡場會、例會、報告會、座談會、經驗交談會、表彰會、紀念會、市調研討會、銷售會議等

一般會議必須要有籌劃與準備、及會后的歸納總結。籌劃包括會議目標的設定、與會人員的選擇、時間的確定、地點確定。目標的設定應是用文字表達出來的具體目標，否則此目標仍會存在不定性。準備包括議程的安排、人員通知及要求準備的內容、座次的安排。會議的跟蹤與總結，會議中必須有會議紀要、且會后對相應的問題須有人跟蹤、檢查與反饋。

在這里我想要論述的重點是如何進行高效會議，一個會議召開首先是要確定目標，而這個目標必須是清晰、及有積極意義的。在這個基礎上我們才能談如何更加高效的問題。
1、 會議要精減。
可開不可開的會議不開，告知性的會議由正常的例會或由其它形式取代。
2、 會議的時間控制。
A、 明確會議的開始與結束時間會議只能提高不能推遲。讓每個人都有強烈的時間觀念，同時也不僅僅是一個觀念問題，而是一個習慣及風氣問題----高效、及時。切不可會議一開始，開到什么時候就什么時間結束，直到開得沒完沒了，無形中一種拉沓的工作作風就會滋長。
B、 理論上講，人腦生物鐘的高峰期是在早上9：00到11：00，下午的4：00到6：00。這一點要讓會議組織者應尊重人的生理周期，當然會有更重要的工作與這個時間沖突，但絕不應把重要的會議放在晚上或吃飯的時間召開，實際上目前就有一些會議是放在這個時間召開。
C、 會議時長也要控制，據專家研究，最佳的會議時長不應超過90分鐘，一旦超出這個時間與會人員就會出現精神分散、疲勞狀態。在日本有一種流行的會議方法，為了縮短時間，站著開會。把計劃時間砍掉一半，當然這是建立在會前的充分準備、預測的基礎之上。
3、 會前的通知中明確會議內容，及相關的資料，并要求與會人員熟悉。有些會議在會上散發相關資料就需要一定時間，這個很不妥的一些做法。
4、 會員進行資格的審核，而不泛。有效的溝通人數是在8人以下，如果對于與會人中不加以控制，則產生了溝通障礙，同時減低了與會人員的會議參與積極度。
5、 制定開會守則。
如開會遲到處理、不得竊竊私語、及座下交流、發言須先征得會議主持人的同意、通訊設備關閉及外界其它環境的干擾、及其它小動作等。
6、 會議要有專人進行會議紀要、重點的會議還應有其它的相關會議設備。如投影機、聲訊、視訊系統等。
7、 會議主持人應在會議開始前進行必要的簡單陳述，及目標明確。引導與會人員的思維想像、提起聽眾的注意。
8、 會中的各項議程緊湊，有明顯的節奏感、緊迫感。這一點需要會議主持人的會議技巧進行控制。
9、 創造緊張適度的的心理氣氛。如采用緊逼式的提問，快節奏的議程安排，限時發言、要求與會人員正坐等。
10、 會議中應有必要的溝通與爭論機會與時間，只有這樣才能很好地調動人員思考的積極性。但這爭論的時間不應過長，這需要會議主持人的掌握。如果一旦時間過長，且會使會議變成乏味、少主見。有些企業還特意安排部分有對立面的人員參與重要問題的討論。
11、 會議主持人應多聽、少講。多用引導的方式，最終達成一致的意見。作為主持人的語言表達一定要非常清晰、準確、權威。只有這樣才能使會議更有成效，形成大家的意見。而目前我們是主持人講得較多，聽得少。
12、 會議進行中的主持人發問，應盡可能采用封閉式的問題，而不是開放式，造成答問的夸夸其談，而又能達到準確表述的效果。
13、 決議要當場確認。在會上能解決的問題，當場決定解決，解決不了的，在會上給出明確的時間會后處理。
14、 在會議結束前必須要有會議總結，明確在會上達成的意見、目標。
A、 復述這次會議的目標。
B、 總結會上達成的成果，意見。提醒、明確與會者的工作任務與要求。
C、 必要的感謝與會者的參與。讓與會人員有尊重感、貢獻感。
15、 會議結束后的工作。
A、 評估剛剛的會議，改進未來會議參考。
B、 整理會議記錄，并及時將相關的會議內容送達給其它有關人員。
C、 跟蹤會議中的決議執行狀況。

針對公司的快速發展，管理人員的不斷提拔，主持會議的機會會越來越多，如何更好地運用會議方式，達成目標。達需要我們的不斷會議經驗的積累和學習。總之，會議、會要有議、議要有決、決要有行、行要有效！