會議管理制度

文件所屬部門：行政總經(jīng)辦

文件相關(guān)部門：所有部門

一、目的

為規(guī)范公司各項(xiàng)會議及各類培訓(xùn)流程，統(tǒng)一會議管理模式，減少會議數(shù)量、縮短會議時間，提高會議質(zhì)量，特制定本制度。

二、適用范圍

********商貿(mào)有限公司（下簡稱“公司”）；

三、職責(zé)

1行政總經(jīng)辦負(fù)責(zé)會議管理，所有重要會議要在公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后行政總經(jīng)辦登記備案。

2會務(wù)工作主要由行政總經(jīng)辦承辦；其他部門主辦或召集的會議，行政總經(jīng)辦應(yīng)予協(xié)助。

3除其他部門主辦的會議資料各自存檔外，會議資料由行政總經(jīng)辦整理、分發(fā)、立卷、存檔。

四、會議分類

1、公司級定期會議：

1．1公司年會：由公司總經(jīng)理召開公司的所有部門負(fù)責(zé)人及以上人員參與的關(guān)于公司一年工作總結(jié)及下一年公司整體安排的會議；召開時間由總經(jīng)理確定，原則上在每年1月召開；

1.2公司月會：由公司總經(jīng)理召開的所有部門負(fù)責(zé)人及以上人員參與的關(guān)于公司下月整體工作部署的會議；

1.3公司經(jīng)營分析會議：由公司總經(jīng)理召開的所有部門負(fù)責(zé)人參加的關(guān)于公司上月經(jīng)營管理的總結(jié)會議；

1.4公司周會：由公司總經(jīng)理召開的所有部門負(fù)責(zé)人及以上人員參加的關(guān)于公司一周工作部署的會議；

1.5營采聯(lián)席會議：由公司總經(jīng)理召開的采購、營運(yùn)及后勤分管副總參與關(guān)于公司的業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)會議；

2、專題會議：由公司總經(jīng)理或副總經(jīng)理召開的關(guān)系到某項(xiàng)業(yè)務(wù)的重大決策或公司的重大決策的會議，參與人員根據(jù)會議需要由發(fā)起人確定；

3、部門工作會議：各部門召開的工作例會，由各部門負(fù)責(zé)人決定召開并負(fù)責(zé)組織。

4、各類培訓(xùn)課程：由公司或相關(guān)部門組織的各類培訓(xùn)和學(xué)習(xí)課程。

五、會議安排

1、例會安排

為避免會議過多或重復(fù)，全公司正常性的會議一律納入例會制，原則上要按例行規(guī)定的時間、地點(diǎn)、內(nèi)容和匯報程序來組織召開。例行會議安排如下：

1.1公司年會

會議組織：總經(jīng)辦

會議主持：總經(jīng)理

會議時間：每年1月

會議地點(diǎn)：由總經(jīng)理確定

會議要求：

（1）    各部門負(fù)責(zé)人對上一年度的工作進(jìn)行總結(jié)并在會議召開前一個星期提交年度總結(jié)

（2）    根據(jù)總經(jīng)理要求各部門根據(jù)公司下一年度的整體計劃制定下一年度的部門工作

（3）    其它具體細(xì)節(jié)要求按總經(jīng)辦會議通知執(zhí)行

   1.2公司月會

     會議組織：總經(jīng)辦

     會議主持：總經(jīng)理

     會議時間：每月28日，如遇節(jié)假日或特殊情況由總經(jīng)辦提前通知具體時間

     會議地點(diǎn)：公司會議室

     會議要求：

（1）   總經(jīng)辦提前將總經(jīng)理布置的下月公司整體工作安排在每月25日發(fā)至各部門；

（2）   各部門在26日下班前將部門下月工作計劃提交至總經(jīng)辦匯總后交總經(jīng)理審核；若未通過重新做計劃直到通過為止

1.3公司經(jīng)營分析會

會議組織：總經(jīng)辦

     會議主持：總經(jīng)理

     會議時間：上月財務(wù)報表出臺后的第三個工作日

     會議地點(diǎn)：公司會議室

     會議要求：

（1）   各部門總結(jié)上月工作指標(biāo)完成情況并整改劃；

（2）   副總做上月工作指標(biāo)完成總結(jié)并做整改計劃；

（3）   總經(jīng)理對未達(dá)成指標(biāo)的部門進(jìn)行質(zhì)詢并給出處理意見；

1.4公司周會

會議組織：總經(jīng)辦

     會議主持：總經(jīng)理

     會議時間：每星期一上午8：40

     會議地點(diǎn)：公司會議室

     會議要求：

（1）   各部門總結(jié)上周工作完成情況并做本周重點(diǎn)工作計劃；

（2）   公司副總做營采聯(lián)席會議內(nèi)容通報和工作要求；

（3）   總經(jīng)理對上周未完成工作的部門進(jìn)行質(zhì)詢；

   1.5營采聯(lián)席會議

會議組織：總經(jīng)辦

     會議主持：總經(jīng)理

     會議時間：每星期六下午13：30

     會議地點(diǎn)：公司會議室

     會議要求：

（1）   各相關(guān)部門做一周問題闡述并給出解決建議辦法；

（2）   各部門討論商議問題解決方案并達(dá)成一致；

         （3）總經(jīng)理做業(yè)務(wù)決策；

1.6公司例行會議決策的貫徹執(zhí)行

  例會的記錄：總經(jīng)辦

  例會決議的傳達(dá)：總經(jīng)辦

  例會決議的跟蹤執(zhí)行：總經(jīng)辦

2、各專題會議

相關(guān)部門根據(jù)實(shí)際工作需要不定期地召開。會議的內(nèi)容主要是針對運(yùn)營管理、聯(lián)營工作、企劃工作、人事管理工作、財務(wù)管理及合約事宜等專項(xiàng)工作進(jìn)行討論、布署和總結(jié)；會議決議由會議主持人簽署后生效執(zhí)行；會議決議總經(jīng)辦備案；跟蹤由會議主持人負(fù)責(zé)。

3、其它會議安排

凡涉及到多個部門負(fù)責(zé)人參加的會議或由于階段工作需要臨時召開的會議，會議召集部門應(yīng)提前至少半個工作日通知到相關(guān)部門負(fù)責(zé)人，報行政總經(jīng)辦，由行政總經(jīng)辦進(jìn)行會議室安排和協(xié)調(diào)；

4、凡公司已列入會議計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需臨時安排其它會議，組織部門應(yīng)提前2天報總經(jīng)理審批并報請行政總經(jīng)辦調(diào)整會議計劃，未經(jīng)行政總經(jīng)辦調(diào)整的，任何人（部門）不得隨意調(diào)整正常會議計劃。

5、各部門工作例會必須服從公司的統(tǒng)一安排，各部門小會不得安排在公司例會同期召開，應(yīng)堅持小會服從大會，局部服從整體的原則。

6、會議一經(jīng)確定，與會人員應(yīng)預(yù)先做好各項(xiàng)工作安排，原則上不可請假缺席或遲到，遇特殊情況須提前向總經(jīng)理請假，獲得批準(zhǔn)后方可指派專人代為參加，會后應(yīng)主動詢問會議內(nèi)容及交辦事項(xiàng)，確保會議布署的各項(xiàng)工作按時保質(zhì)完成并對工作結(jié)果負(fù)責(zé)。

六、會議的準(zhǔn)備

1、公司有專項(xiàng)主題的會議或需有投影設(shè)備演示說明的會議，應(yīng)由財務(wù)信息辦提前做好投影設(shè)備連接調(diào)試工作；

2、上級重要領(lǐng)導(dǎo)檢查指導(dǎo)、座談性質(zhì)會議及團(tuán)體會等會議，行政總經(jīng)辦應(yīng)準(zhǔn)備果品和鮮花；

3、根據(jù)會議規(guī)模需使用音響設(shè)備的，由財務(wù)信息辦提前做好音響調(diào)試安排；

4、特別重大會議，應(yīng)由行政總經(jīng)辦專人負(fù)責(zé)各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，具體包括以下內(nèi)容：

4.1會議議程安排（應(yīng)提前報交公司領(lǐng)導(dǎo)或主要參會者）；

4.2會議資料準(zhǔn)備（如需分發(fā)應(yīng)在入場前登記分發(fā)）；

4.3會議場所布置；

4.4會議服務(wù)人員的安排；

4. 5會議簽到；

4. 6會后事項(xiàng)安排。

4.7會議需要留存資料的應(yīng)提前通知相關(guān)部門做好拍照、攝像工作。

七、其他規(guī)定：

1、應(yīng)明確公司會議的目的，公司會議的目的是解決問題提高效率，因此會議應(yīng)明確主題，不開無邊際的會議，除開放式討論會議外原則上會議不超過兩個小時；

2、會前，由行政總經(jīng)辦負(fù)責(zé)通知與會人員，明確會議要研究的議題以便準(zhǔn)備好相關(guān)文件材料；

3、與會者的發(fā)言要言簡意駭，一般發(fā)言不可過長，會議組織者或主持人在開會時應(yīng)予以明示；

4、重要會議決議或記錄未正式公布前，與會者不得提前透露會議內(nèi)容；

5、與會人員必須用正式的會議記錄本做詳細(xì)的會議記錄，以便于會后向部門員工準(zhǔn)確傳達(dá)會議精神，落實(shí)各項(xiàng)工作任務(wù)；

6．公司會議的會議紀(jì)要由行政總經(jīng)辦專人負(fù)責(zé)整理并由公司領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)，會議紀(jì)要應(yīng)分發(fā)給與會人員，必要時，分發(fā)給相關(guān)部門；其它會議由召集部門責(zé)成專人負(fù)責(zé)記錄整理，由主管領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)并編號存檔；

7、會議結(jié)束后行政總經(jīng)辦或其它會議組織部門負(fù)責(zé)將問題進(jìn)行匯總、分類，并將會議中對各部門工作的要求進(jìn)行整理、分類、下發(fā)。公司會議決定事項(xiàng)的督辦、檢查和追蹤由行政總經(jīng)辦專人負(fù)責(zé)，根據(jù)規(guī)定的時間節(jié)點(diǎn)逐項(xiàng)跟進(jìn)。在下一次例會前各部門將完成情況報公司領(lǐng)導(dǎo)。

八、會議紀(jì)律

1、任何人員不得無故缺席會議，如確實(shí)有緊急情況，須提前請假（中層干部以上人員請假需總經(jīng)理批準(zhǔn)，其它人員需向會議組織部門請假），否則視為缺席。

2、與會人員不得因任何理由遲到（提前請假獲批者除外）。

3、召開會議期間，與會人員須將手機(jī)關(guān)機(jī)或調(diào)成振動狀態(tài)，不準(zhǔn)接聽電話，如有重要電話應(yīng)向會議組織者請假獲許后離場接聽，以免影響會議效果，否則給予10元/次處罰；

4、與會人員在開會期間不得交頭接耳、大聲喧嘩或隨意進(jìn)出，應(yīng)按會議主持人要求次序發(fā)言，不可打斷別人發(fā)言，如有急需說明事項(xiàng)，應(yīng)向會議組織者示意獲準(zhǔn)后發(fā)言。

九、附件：

1、會議簽到表

2、會議記錄表

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