采購人員在采購時應首先與供應商對商品的質量達成互相同意的質量標準，在可能的情況下，對一引起產品，如大米、衣服、家訪用品、鞋類等商品，應要求供應商提供樣品封存，以避免后的糾紛或甚至法律訴訟。對于瑕疵品或在倉儲運輸過程損壞的商品，采購人員在采購時應要求退貨或退款。超市采購還要具備一定的商品等方面知識，具體包括哪些呢，我們一起來看一看。
　　包裝
　　包裝可分為兩種：內包裝（PACKAGING），及外包裝（PACKING）。內包裝是用來保護、陳列、或說明商品之用，而外包裝則僅用在倉儲及運輸過程的保護。在自選式量販的營業方式中，包裝通常扮演非常重要的角色。
　　外包裝若不夠堅固，倉儲運輸的損壞太大，降低作業效率，并影響利潤。外包裝若太堅固，則供應商成本增加，采購價格勢必偏高，導致商品的價格缺乏競爭力。
　　設計良好的內包裝往往能提高客戶的購買意愿，加速商品的回轉，采購人員應說服供應商在這方面向好的企業學習，并加以改進，以利彼此的銷售此外，采購人員在采購包裝的項目時，應先了解超市的政策，進而與供應商協商對彼此雙方都最有利的包裝，否則不應草率訂貨。
　　價格
　　除了質量與包裝之外，價格是所有采購事項中最重要的項目。我們在客戶心目中的形象應是高質量低價格，若采購人員對任何所擬采購的商品，以進價加上合理的毛利后，連自已都判斷該價格無法吸引客戶的購買時，就不應向該供應商采購。
　　在采購之前，采購人員應事先調查市場價格，不可憑供應商片面之詞，誤入圈套。如果沒有相同商品的市價可查，應參考類似商品的市價。
　　在采購價格時，最重要的就是要能列舉供應商產品經超市銷售的好處。
　　此外，公平而合理的價格，還可通過單獨與供應商進行采購或由數家供應商競標的方式來取得。單獨與供應商進行采購進，采購人員最好先分析成本或價格；數家供應商進行競標時，采購人員應選擇兩、三家較低標的供應商，再分別與他們采購，求得公平而合理的價格。但在使用競標方式時，采購人員切勿認為，能提供最低價格的供應商即為最好的供應商。我們必須綜合徇一個供應商其送貨、售后服務、釧銷支持、其他贊助等方方面面的支持。所以有時候我們會放棄與提供極低價格給我們的大批發商的全作，而選擇不愿意提供極低價格給我們的制造商或生產廠商與我們合作，因為通常制造商通常在產品質量、貨源保證、售后服務、促銷活動及其他贊助上會有更多的營銷費用支持。
　　總而言之，價格采購是所有商業采購中最第三的，也是最困難的項目，但愈是困難的項目，令人愈覺得有挑戰性，這也是采購工作特別吸引人之處，超市采購人員應體會認識這一點，并運用各種采購技巧去達成這項艱巨的任務。
　　訂購量
　　在超市分店數仍少的時候，訂購量往往很難令供應商滿意，所以在采購時，應盡量籠統，不必透露明確的訂購數量，如果因此而導致采購陷入僵局時，應轉到其他項目上。
　　在沒有把握決定訂購數量時，采購人員不應訂購供應商希望的數量，否則一旦造成存貨滯銷時，必須降價出清庫存，因而影響利潤的達成，以及造成資金的積壓及空間的浪費。
　　但采購人員應與供應商協商一個合理的最小訂貨金額或數量，最好以金額表示。否則，如果沒有最小訂貨金額或數量限制，日后由樓面人員下單訂貨或運用OPL訂單訂貨時，每次下單的訂貨量太小，要求供應商頻繁送貨，會增加供應商的成本。進而導致超市的價格無優勢。相反，如果最小訂貨數量或金額太高，則會造成超市庫存過高，導致壓倉、滯銷、削價求售等風險。
　　折扣（讓利）
　　折扣通常有新產品引進折扣、數量折扣、會款折扣、促銷折扣、無退貨折扣、季節性折扣、經銷折扣等數種。有些供應商可能會由全無折扣做為采購的起點，有經驗的采購人員會引述各種形態折扣，要求供應商讓步。
　　采購人員應向供應商說明超市的部分顧客，比如專業客戶，話說專業客戶都是很會精打細算的，若供應商的折扣數無法大到讓超市的商品售價能吸引他們上門，就算我們向供應商訂貨，這一關系也不可能持久，這種交易反而不利于超市的價格形象，故最好不要向該供應商采購。
　　付款天數（帳期）
　　超市的付款方式與商品的采購方式緊密相關，通常經銷的商品采取“貨到的XX到”的方式結款，代銷、聯營的商品采取“月結XX天”的方式付款。
　　付款天數（帳期）與采購價格息息相關，在國內一般供應商的付款天數（帳期）是月結30－90天左右，視不同的商品周轉率和產品的市場占有率而定。對于超市而言，我們通常要求“一般的食品干貨類商品帳期在貨到45天以上”，“百貨類商品的帳期在貨到60天以上”。而且由于超市衽每月統一付款，供應商實際收到貨款的時間要比合同平均延長15天｛（0天+30天）/2｝。精明的供應商業務人員會對此進行計算，故身為采購人員不可不知。總而言之，采購人員應計算對超市最有利的付款天數（帳期），對于慣于外銷或市場占有率大的供應商，一般要求的付款期限都比較短，有的甚至要求現金或預付款，但這全憑采購人員的經驗與說服力。
　　在正常情況下，超市的付款作業是在交易所齊全時，按買賣雙方約定的付款天數（帳期），由銀行直接劃款至供應商的帳戶，這是超市的一大優勢，因為一般國內的零售商在付款時，總是推三托四，找一大堆藉口，延遲付款，造成供應商財務調節器度的困難。
　　對于新進供應商來說，采購人員對此還有一個很重要的工作就是必須請供應商詳細新聞記者超市“供應商手冊”有關付款部分的內容，并對超市的付款流程詳細予以說明。在以往的經驗中，由于超市采用了國際上先進的商業運作模式，與國內傳統的商業作業模式有很大的區別，一些供應商（尤其是內陸城市的供應商）對此相當陌生，另外超市開業初期，許多流程尚未順暢，導致供應商付款不及時，影響超市與供應商之間的配合與合作。
　　交貨期
　　一般而言，交貨期愈短愈好，因為交貨期短，則訂貨頻率增加，訂購的數量就相對減少，故存貨的壓力也大為降低，倉儲空間的需求也相對減少。對于有長期承諾的訂購數量，采購人員應要求供應商商分批送貨，減少庫存的壓力。
　　由于超市電腦計算訂單數量的公式中，交貨期是個重要的參數，采購人員應設法與供應商采購較短的交貨期，降低存貨的投資。但是不切實際上壓短交貨期，將會降低供應商商品的質量，同時也會增加供應商的成本，反而最終影響超市的價格優勢及服務水平。故采購人員應隨時了解供應商的生產善，以確立合理及可行的交貨期。一般而言，本地供應商的交貨期為2－3天，外埠供應商的交貨期為7~10天。
　　送貨條件
　　超市系超大型的自選式的超市，商品的進出量極大，若供應商無法在送貨作業上與超市密切配合，將嚴懲影響超市的運作。送貨條件包括：按指定日期及時間送貨、免費送貨到指定地點、負責裝卸貨并整齊將商品碼放在棧板上，以及在指定包裝位置上由好超市店內碼（或印國際條碼）等等。這些事情看來簡單，但若采購在采購時，對供應商沒有提出要求，則有些供應商人員將會經常出錯，對超市的運作影響其他大。對于經常出錯的低應商，建議采取一些必要的警告或罰款措施。
　　售后服務保證
　　對于需要售后維修的家電或電子產品，采購人員就要求供需尖商提供免費的1－3年的售后服務，并將保修卡放置在包裝盒內，保修卡應標明本商圈內的維修商地址及電話，并且今后若維修商的名字、地址及電話一蛙發生更換，供應商應于第一時間通知超市采購人員，由采購人員及時通知賣場相關的退換貨處人員及樓面主客。
　　走私貨由于貨品來源不明，同時售后服務也成問題，而且他們逃漏國家稅收，是違法行為，因此超市采購人員千萬不可去碰它，否則后患無窮。
　　退換貨
　　超市有限公司大部份商品采取經銷形式，即買斷經營，理論上不應該豐在退貨的問題但在實際運作中，由于供應商產品質量的問題、殘損有因判斷錯誤或由于供應商業務人員的誤導，形勢估計過于樂觀等因素，造成買進的商品庫存過高，或商品滯銷的情況，有誠售與遠見的供應商銷售業務人員，應主動解決超市相關業務人員的困擾。如果供需尖商的業務人員不積極配合，超市面上不會繼續與其合作的。因為通常情況下，供應商會有較多的銷售渠道處理此種滯銷商品。
　　促銷活動
　　促銷單是超市營銷最重要的武器，但促銷的成功與否，全賴于采購人員選擇的商品是否正確，以及售價是否能吸引客戶上門，通常促銷所選擇的品項都應該是一些暢銷的、高回轉的、大品牌子的民生消費品。在采購員人員采購中，應強調超市每個門店的每期促銷單發行數量有一定要求，直接郵寄到超市的目標顧客群中，影響力極大，對提高供應商商品的品牌知名度及市場占有率有很大幫助，對于一些擔心促銷價格會擾亂其市場價格體的供應商，會員制超市采購人員則應強調超市是會員制的超市，會員顧客與非會員顧客之間享受不同的類別待遇，我們可以采取“非會員顧客不得購買”或采取“會員價與百會員價”方法，甚至可采取'每卡限購'、'印花限購'等方法或措施，加以控制，故不會對其價格體系造成很大的影響。在促銷商品的價格采購中，采購人員必須了解一般供應商的營銷費用預算通常占營業額的10－25%，供應商不難由此預算撥出一部份作為促銷之用。一般來說，大品牌的供應商在超市促銷期間愿意下浮10－30%不等，有些小品牌或不知名品牌更能下浮50%，求的是薄利多銷，或推廣產品知名度，采購人員應了解供應商的需求與目的。
　　超市與供應商之間的促銷活動多種多樣，例如降價、地堆、端架、搭贈、抽獎、文藝表演等等。采購人員應將20%的時間放在與供應商洽談促銷活動上，以提升彼此的銷售業績。