連鎖超級市場、便利店管理通用要求——總部管理規范
1、范圍
本標準對連鎖超級市場、連鎖便利店總部的主要經營管理進行規范。本標準適用于超級市場和便利店業態的連鎖經營。
2、連鎖超級市場、連鎖便利店總部管理規范
2．1 連鎖超級市場、連鎖便利店總部的組織機構
連鎖總部根據企業發展規模和速度不同，應設立相應的組織機構。主要有：發展部、人事教育部、商品(開發)采購部、商品配送中心、企業管理部、財務部、信息部以及相關的后勤部門。
2．2 總部各部門的職責
2．2．1 發展部的職責
發展部具有網點開發、選擇、論證、項目談判、簽約、檔案工作以及開店前后的設備管理和對外聯絡工作職責。
2．2．1．1 網點的選擇應注意策略性和原則性。在選址上應遵循以下原則：
a. 在選擇網點前，要有規劃地進行環境分析：如商圈發展潛力，將來可能變化的趨勢、城市規劃、交通狀況、人文景觀變化等。
b. 開展市場調查，主要調查：人口結構、就業狀況、人均收入、住房狀況以及周邊的機關團體、企事業單位入住等項。
c. 對競爭店或同業態店開展調查，主要調查：銷售額、商店規模、客流量、商品價格、商品陳列、商品質量等項。
d. 分析開店市場潛力：分析新建城市、新居民區或新商業區的市場潛力，預測近期或將來發展潛力以及開店后達到盈虧平衡點所需時間等。根據分析，決定選址與否。避免在競爭激烈 的地方或因同業態的商圈重疊造成的兩敗俱傷。
e. 在發展網點時，要堅持區域集中開店原則，為開展組織化、集約化經營創造基礎條件。
2．2．1．2 新開門店的租金確定和投資預算
a. 租賃年限和租金確定：租賃網點，考慮租金時，應為門店每平方米銷售額的3％左右，同 時還要考慮租賃年限。
b. 投資預算：根據國際貫例，一般在2—3年內收回投資成本為宜。
2．2．1．3 新開門店賣場、倉庫、辦公室配置
a. 合理配置前后臺面積：合理配置營業場所、倉庫、辦公室的比例，盡可能增大營業面積，縮小倉庫、辦公面積。
b. 前臺配置必須做到：整個賣場布局主次通道設定、設備布局需求適量，內外裝飾設計協調、玻璃透明、燈光明亮、墻壁堅固、價廉美觀、地板耐久、耐臟、易清洗。
2．2．1．4 新開店工程進度控制、監督驗收
a. 控制好進度，在保證質量的前提下，爭取早開業。
b. 嚴格按施工標準進行監督、驗收，驗收不合格，一律不能交付使用。特別是水、電的配套工程。
2．2．1．5 設備采購和維修
a. 設備采購：超級市場營業時間較長，采購設備必須本著牢固、耐用的原則，必需設備有敞開式貨架、收銀機、空調機等。
b. 設備維修：定期對設備進行檢查、保養、維修。
2．2．2 人事教育部職責
人事教育部具有人員調配、提升、分配和人才培訓兩大職能。此外，還應協助其他部門，研究企業發展戰略。
2．2．2．1 人員的調配、提升、分配職責
a. 人員的調任、提升：企業要為每一個人創造提升、增薪的機會。連鎖公司網點分散，因此，在用人、提升、調任方面，都要有一套考核標準，嚴格按標準進行操作。
b. 人員調配和聘任
1) 管理人員的招聘：一般指店長、副店長或店長助理的招聘，對他們的基本素質(如學 歷等)必須有一個標準。同時，再進行一段時間的培訓、考察，以確定是否掌握門店的各種崗位技能，還要考察是否具備領導能力和組織經營能力。
2) 一般工作人員的招聘：對理貨員、收銀員也應有一套完整的考核標準。
d. 用工的分配
1) 根據銷售額與利潤率、人均銷售額等，合理地確定門店用工人數。
2) 根據工作量和操作技能，合理調配各部門的用工數。
2．2．2．2 人才培訓職責
對各層次人員進行培訓。其中包括上崗前的培訓和在崗的培訓。
2．2．2．3 研究企業發展方向和發展戰略
人事部對企業的強項弱項開展經常性分析研究，協助其他部門制定出企業發展的中、長期計劃和經營戰略。
2．2．3 商品(開發)采購部的職責
商品的采購和開發，根據市場定位，制定進貨商品計劃和開發商品計劃。根據銷售情況、競爭條件和市場變化，調整商品結構、商品定價和商品銷售方法。
2．2．3．1 商品采購職責
采購人員根據各店的進貨量、銷售量、退貨量和庫存情況，調整和制定商品采購計劃、商品銷售計劃、商品促銷計劃、商品陳列規劃、開展市場調查、與相關部門交流信息等。
連鎖總部商品采購人員應具備以下條件：
1) 具有商品采購的專業知識；
2) 市場商品信息靈通；
3) 具有良好的道德品質；
4) 有刻苦、勤奮的工作態度；
5) 有較高的交易談判技巧；
6) 有良好的交際能力。
2．2．3．2 商品開發職責
a. 商品開發的原則。根據開發創造低成本高效益的本企業獨特的商標商品的要求，商品開發必須符合超級市場、便利店業態的經營特點和市場定位，堅持為企業創造高毛利、高周轉、樹立企業形象，創造企業自有品牌，為顧客服務等原則。
b. 連鎖公司開發的商品，應具有以下特點：
1) 居民每天都消費的大眾用品、實用品；
2) 不需多程序加工，可快捷消費的商品；
3) 多數人能購買的價格；
4) 是其他公司或商店沒有的商品或商品品種；
5) 應有獨特的、簡易的包裝或標記。
c. 商品開發形式。商品開發有以下幾種形式：
1) 共同開發。向生產廠商提出新產品性能、規格、質量等要求，同廠商共同開發，依市場需求購進，風險由廠商承擔；還可以選擇沒有競爭利害關系的同業者，開展聯合 開發；
2) 獨自開發。連鎖公司負責原材料、設計等，委托廠商加工，產品全部收購，風險自負；
3) 特色商品開發。連鎖公司在掌握市場需求信息和開展充分的需求預測的前提下，為適應多樣化需求和豐富商品品種，對生鮮商品等，可考慮開發一些定期定量直接配送商品和適量的半加工小包裝商品。
2．2．4 商品配送中心職責
2．2．4．1 要以合理的費用將短距離、多品種、少批量的商品，按門店的補貨計劃要求，準確配貨、按時配送。
2．2．4．2 嚴格把住進貨、驗收關，建立健全商品進貨質量檢驗制度，做到進出庫商品單、貨一致。有條件的要實行定期實物檢驗。
2．2．4。3 科學合理地安排庫容，對庫存商品實行倉卡貨制度，根據商品生產日期、保質期等，做到先進先出。
2．2．4．4 科學地開展庫存管理，根據商品銷售速度快慢，將商品區別存放管理，以便于通過銷售速度，判斷或掌握進貨量，促進商品周轉。
2．2。4．5 同企業相關部門交流商品庫存信息和銷售信息，對滯銷商品提出處理意見。
2．2．4．6 強化對各門店的服務意識，擴大配送份額，加強配送業務管理，設立送交貨登記制度，確保門店順利經營。
2．2．4．7 配送中心要定時提供庫存商品分析，提供庫存上下限報警和保質期報警。
2．2．5 企業管理部職責
企業管理部負責各種規章制度的制定、推行和監督；各種經營活動的組織和策劃，門店的經營指導和消費者的投訴處理。具體內容是：
a. 明確業績競賽要素；
b. 開展公平競爭；
c. 制定競爭目標。
總部對門店的經營指導由企業管理或專職經營指導員（督導員）來完成，經營指導員（督導員）是總部和門店之間的重要橋梁，代表總部監督指導門店，把總部的指令、決策及時正確地傳達到門店，把門店的需要困難及有關經營的各種信息及時反饋給總部。經營指導員除了掌握門店的一些基本技能外，還必須掌握門店的管理要點：
a. 營銷分析；
b. 各種報表的數據分析與對應策略；
c. 商品管理與商情分析；
d. 損益分析與對策。
企業管理部門接受消費者的投訴，對投訴的處理，要本著圓滿解決和迅速解決的原則，目的是最大限度地減少負面影響，增加正面效應。
連鎖公司實行統一核算，財務部是公司的結算中心，無論企業規模如何龐大，連鎖經營必須堅持統一管理財務的原則。
a. 制定資金運用計劃，在主管經理領導下管理和調度資金；
b. 編制和分析各種財務報表、會計報表；
c. 審核進出貨憑證、匯總進貨原始憑證、處理定貨、進貨及其他帳務；
d. 統計每日營業額；
e. 負責組織各門店商品盤點；
f. 負責申報繳納稅金；
g. 負責編制年度決算報表；
h. 輔導門店會計作業；
i. 完成總經理交辦的其他工作。
a）財務會計匯總原始憑證時應：
1) 審核收貨單與發票開出的商品是否一致；
2) 審核收貨單上是否有采購主管部門的商品驗收章
3) 憑合乎規定的收貨單與發票做會計應付款帳目。
b）歸集門店營業收入時應做到：
1) 各門店按總部規定的時間和方式上繳營業款；
2) 財務部詳細登記各門店營業款上繳情況；
3) 財務部要及時督促門店上繳營業款，對遲交營業款的報有關部門并協助處理。
c)門店的結算：財務部在歸集門店營業收入時應核對各門店的營業收入、價格等，做到準確無誤。
d)對供應商的結算財務部應：
1) 核對付款時間是否符合總部計劃；
2) 核對價格、金額是否準確；
3) 核對商品與發票是否一致。
符合以上條件財務部方可辦理與供應商結算。
e)商品盤點管理
1) 盤點準備：財務部根據本企業規模和運營情況制定計劃，確定盤點區域和盤點人員。門店一般1—2個月盤點一次，配送中心1個季度盤點一次。
2) 盤點實施：盤點一般先進行初點再更換盤點負責人進行復點，記錄兩次結果。必要時總部可派人進行盤點抽查。
3) 盤點的結果處置：各門店及配送中心在盤點復審之后，結算毛利，編寫盤點報告，根據盤損率找出原因，制定并采取相應的糾正措施。總部要對糾正措施執行情況，進行跟蹤檢查。
2．2．7 信息部職責
信息部負責管理本企業信息系統，并維護計算機系統。信息系統主要包括：
2．2．7．1 營業系統
a. 商品管理系統：商品采購、進貨管理，商品接貨、訂貨管理，商品物流配送管理，商品促銷管理；
b. POS系統：是商店的時點銷售數據管理系統；
c. 營業管理：銷售額管理以及對不同部門的利益管理。
2．2．7．2 管理系統
a. 會計管理：會計管理、財務會計、欠款支付、借戶管理、貨主管理、固定資產管理；
b. 人事管理：工資管理、出勤管理、人事信息管理；
c. 經營信息管理：預算管理、顧客管理。
2．2．7．3外部信息管理
主要有競爭對手的門店信息管理，客戶信息管理和銀行信息管理。
以上是連鎖公司總部的幾個主要職能部門。此外，還有有關的后勤部門；負責整個公司的后勤工作；廣告部門負責形象設計；各企業在發展過程中，可根據自身的情況，適度調整及增減 這些職能部門和分工。
