一、提出財務業(yè)務一體化的業(yè)務背景

　　在企業(yè)信息化理念被普遍接受的現(xiàn)在，究竟是否要利用先進的系統(tǒng)工具來固化管理流程與沉淀業(yè)務經(jīng)驗早已不再是個問題。但接踵而至的是，如何利用信息化達到預期的管理目標。這個問題對以供應鏈為核心的流通企業(yè)(包含零售企業(yè))來說，就是優(yōu)化構成其三大流(物流、信息流及現(xiàn)金流)的業(yè)務流程，達到全局最優(yōu)。信息流是核心，物流是保障，現(xiàn)金流則是實現(xiàn)的手段。

　　一般而言，從零售信息系統(tǒng)的整體組成看，業(yè)務系統(tǒng)管控日常進銷存經(jīng)營，財務系統(tǒng)負責日常經(jīng)營情況的財務表達，表面上看似“井水不犯河水”。然而，從海鼎所接觸的大量客戶應用案例來看，許多企業(yè)在兩大信息系統(tǒng)的對接和協(xié)同上卻遭遇了各種挑戰(zhàn)。

　　“幸福的家庭都是相似的，不幸的家庭各有各的不幸。”托爾斯泰的這句名言反映在該問題上卻是業(yè)務與財務協(xié)同的現(xiàn)狀，企業(yè)各有各的難題。主要表現(xiàn)為：

　　1、兩大系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不相一致

　　部分功能在業(yè)務與財務系統(tǒng)產(chǎn)生一定的重疊時，由于靈活性過高，標準化不足，導致一個業(yè)務往往可有多個不同的系統(tǒng)入口，操作人員易誤解，不但造成人員操作繁復、低效，并且最終出現(xiàn)財務與業(yè)務數(shù)據(jù)出現(xiàn)了數(shù)出多門，進而報表統(tǒng)計困難的后果;例如門店耗材領用即可在財務系統(tǒng)完成，又可在業(yè)務系統(tǒng)中完成，有2個員工分別用了2套系統(tǒng)維護，到最后卻發(fā)現(xiàn)，需要大量的人工來合并與核對兩邊出具的報表，一旦發(fā)生差異，則雙方都莫衷一是。

　　2、 信息傳遞困難，財務系統(tǒng)時常遭遇“信息孤島”的尷尬

　　許多業(yè)務系統(tǒng)生成的信息無法傳遞給財務系統(tǒng)，需要財務人員根據(jù)實際需要到業(yè)務系統(tǒng)中查詢，并單獨到財務系統(tǒng)中維護，工作繁瑣、負荷大，加之不一定十分熟悉業(yè)務系統(tǒng)，極易產(chǎn)生遺漏，甚至出錯。

　　3、 系統(tǒng)間傳遞的信息太簡單劃一

　　系統(tǒng)接口過于簡單籠統(tǒng)，不能跟上精細化管控的要求，更難以滿足企業(yè)戰(zhàn)略決策、計劃、控制和業(yè)績評價方面的作業(yè)細節(jié)數(shù)據(jù)對數(shù)據(jù)的多樣化的需求。

　　財務與業(yè)務管理之間的關系是雖在專業(yè)上各有所專，但卻更有著相互依存、緊密相連的關系。在此基礎上，業(yè)界形成了財務與業(yè)務一體化的理念，即突破業(yè)務流程被分割成各種簡單的任務，管理者們將精力集中在個別任務效率的提高上，而忽略了最終目標(即滿足顧客的需求)的傳統(tǒng)崗位分工模式。通過優(yōu)化設計，形成全局思想，從整體上確認企業(yè)的作業(yè)流程，實現(xiàn)兩大系統(tǒng)的融合與互動，追求全局最優(yōu)，而非個別最優(yōu)。

　　二、財務業(yè)務一體化的關鍵

　　行業(yè)經(jīng)過多年的發(fā)展，“財務業(yè)務一體化”早已不再是個新鮮詞了，但外界詮釋它的方式卻各有不同，許多同行認為，所謂的財務業(yè)務一體化，就是將業(yè)務系統(tǒng)與財務系統(tǒng)同屬于一個軟件產(chǎn)品，而業(yè)務與財務在其中的體現(xiàn)方式就是這個管理軟件下屬的獨立的功能模塊。

　　而海鼎認為，這固然是一種方式，卻并非該理念的核心。財務業(yè)務一體化的核心應是將財務數(shù)據(jù)與業(yè)務數(shù)據(jù)有效集成，業(yè)務信息輸入系統(tǒng)后能夠實時、準確生成財務信息，并依托信息化平臺，實現(xiàn)物流與現(xiàn)金流、業(yè)務信息與財務信息的高度協(xié)調(diào)一致。所以，無論業(yè)務與財物管理是否同屬一個系統(tǒng)，只要能滿足這一點，才真正能實現(xiàn)一體化帶來的價值。

　　而眾多的實踐經(jīng)驗證明，在一個統(tǒng)一的企業(yè)信息化平臺支撐下，單獨的、專業(yè)的業(yè)務系統(tǒng)與財務系統(tǒng)分別作為子系統(tǒng)納入企業(yè)信息化體系，并形成準確高效的集成，其效果優(yōu)于統(tǒng)一于某個供應商軟件產(chǎn)品模塊、而模塊本身有欠專業(yè)的應用效果。集成模式也正是目前業(yè)內(nèi)大中型零售流通企業(yè)最為青睞的方式。

　　三、零售企業(yè)，業(yè)務過程和財務過程的集成

　　業(yè)務過程和財務過程的集成，能夠細致周到地從財務視角去關懷各個業(yè)務細節(jié)，是實現(xiàn)財物業(yè)務一體化的重要前提，也是確保業(yè)務與財務管理視角融合統(tǒng)一的重要前提。集成內(nèi)容包括以下的三大方面：

　　1、業(yè)務過程需遵循財務規(guī)范

　　業(yè)務過程必須和帳務管理要求保持一致性，其中包含:

　　業(yè)務系統(tǒng)引入期號管理

　　每個業(yè)務發(fā)生有且僅有一個期號與其對應。

　　月結時間的統(tǒng)一

　　業(yè)務系統(tǒng)月度結轉的時間盡量和財務系統(tǒng)保持一致，并固定周期進行。

　　不隨意修改業(yè)務單據(jù)

　　絕不允許修改往期的歷史單據(jù)，而修正動作只計入本期數(shù)據(jù);所有的業(yè)務單據(jù)不能隨意地刪除，否則極有可能導致業(yè)務數(shù)據(jù)和財務數(shù)據(jù)不平，或導致憑證斷號，最終無法順暢過賬的情況;業(yè)務系統(tǒng)中所有跨期修正的記錄記入本期。

　　數(shù)據(jù)匯總及時準確

　　業(yè)務數(shù)據(jù)及時匯總，并積極采用各類確認稽核的流程和工具。

　　2、業(yè)務基本信息的配置和財務共享準備

　　主要完成對供應商信息、部門信息、職員信息、計量單位信息、會計科目信息、物料供貨信息等基礎資料的錄入，基礎資料的準確與否，直接關系到會計信息的質(zhì)量，所以必須錄入準確、完整的基礎資料數(shù)據(jù)，便于輔助核算單位信息的導入。

　　3、完整的業(yè)務流程要包含財務處理環(huán)節(jié)

　　整體的業(yè)務流程可類似與下圖：

　　
　　圖1 業(yè)務信息的配置過程

　　以某采購入庫流程為例：某按賬期結算的供應商在某次進貨的含稅進貨額1000元，稅率17%，一定時間后將發(fā)票開具給零售商。該業(yè)務流程描述如下圖：

　　
　　圖2 供應商采購結算的簡要流程

　　而業(yè)務系統(tǒng)中的兩個業(yè)務完成后，會分別生成相應的憑證如下所示：

　　憑證一——收貨業(yè)務發(fā)生

　　借：庫存商品-配送中心 854.70

　　貸：應付賬款_暫估(去稅) 854.70

　　憑證二——收到供應商發(fā)票

　　借：庫存商品-配送中心 -854.70

　　貸：應付賬款_暫估 -854.70

　　借：庫存商品-配送中心 854.70

　　借：應交稅費_應交增值稅_進項稅額 145.30

　　貸：應付賬款-**供應商 1000

　　四、加強財務對業(yè)務的監(jiān)控

　　1)事前監(jiān)控

　　有企業(yè)在其財務制度中明確寫到：“必須事前控制，以盡量避免不可測因素影響。”財務部門只默認業(yè)務結果、承擔會計職責的時代早已是“昔日黃花”，現(xiàn)代化企業(yè)財務管理越來越重視財務在業(yè)務發(fā)生前的預算與控制，從財務角度牽引后續(xù)業(yè)務發(fā)生。

　　如在業(yè)務系統(tǒng)中建立預警制度、設立財務目標、就屬于典型的事前監(jiān)控。包括：

　　預警指標：加盟店信用額度、供應商付款計劃、門店庫存金額上限等

　　財務目標：門店月度銷售計劃、預期庫存周轉率等

　　2)事中管理

　　一般這些業(yè)務都需要財務部門參與，如未經(jīng)批準則當前將中止進行，多用在收付款管理環(huán)節(jié)，必要時要對部分帳戶加鎖，直到預期風險降低到安全標準才予以解鎖。典型的有：

　　供應商帳款余額審查

　　加盟帳戶資金審查

　　3)事后分析

　　主要包含財務報表分析，績效指標的對照、考核，用于幫助業(yè)務部門定位問題，便于業(yè)務部門對癥下藥，而這些分析的來源數(shù)據(jù)大部分都需業(yè)務系統(tǒng)提供。常用的需要由財務部門提供給業(yè)務人員了解的分析指標有：

　　庫存周轉天數(shù) = 總庫存額/日均庫存金額

　　流動資產(chǎn)周轉率 = 銷售收入/平均流動資產(chǎn)

　　總資產(chǎn)周轉率 = 銷售收入/平均總資產(chǎn)

　　保本點 = 固定成本/(單價-單位成本)

　　應收帳款周轉率 = 銷售收入/平均應收帳款

　　應收帳款周轉天數(shù)= 360/應收帳款周轉率(按年度計算)

　　營業(yè)周期 = 庫存周轉天數(shù)+應收帳款周轉天數(shù)

　　銷售凈利率 = 凈利潤/銷售收入

　　銷售毛利率 = (銷售收入-銷售成本)/銷售收入

　　資產(chǎn)凈利率 = 凈利潤/平均資產(chǎn)總額

　　五、業(yè)務數(shù)據(jù)和財務數(shù)據(jù)的集成統(tǒng)一

　　在業(yè)務系統(tǒng)與財務系統(tǒng)間，應采用嚴謹細致的接口方法，以嚴格保證財務子系統(tǒng)數(shù)據(jù)來源的統(tǒng)一、完整和準確，包括以下4個方面的內(nèi)容。

　　1、通過關鍵業(yè)務和帳務處理關系對照，確定接口范圍和內(nèi)容

　　財務業(yè)務一體化的具體表現(xiàn)，除了從財務視角去管理各個業(yè)務環(huán)節(jié)外，同時也包含在業(yè)務結束后對財務處理的嚴密支持，即業(yè)務子系統(tǒng)與財務子系統(tǒng)的無縫對接。每次接口方案確定前，需將流通零售企業(yè)的每個關鍵業(yè)務和帳務處理的關系都清晰刻畫出來，以確保接口方案的嚴謹。如下圖舉例所示：

　　
　　圖3 業(yè)務系統(tǒng)與財務系統(tǒng)間操作與憑證的對應關系

　　2、生成模擬憑證便于和財務人員的溝通與確認

　　和軟件開發(fā)標準過程類似，在真正開始編碼前，都會要求開發(fā)團隊為整體設計寫好偽代碼，便于做好最終的范圍確認和內(nèi)部溝通，財務接口也要在正式進入實戰(zhàn)以前，也需形成客戶化的模擬憑證，如有出入，則便于財務人員理解和指出，也便于接口定義人員修改和完善。

　　模擬憑證如下表舉例所示：

　　表1 財務憑證樣式舉例

　　
　　3、接口參數(shù)的總體配置要求

　　1)接口方式的一致性

　　對于總賬管理、借貸管理、財務結轉和財務報表等核心財務功能中，海鼎要求業(yè)務系統(tǒng)與財務系統(tǒng)間嚴格同步與統(tǒng)一。

　　往來結算單位信息(包含供應商、客戶、門店等)的代碼、描述嚴格統(tǒng)一;

　　會計科目信息的代碼、描述嚴格統(tǒng)一。

　　2)滿足財務數(shù)據(jù)處理要求的充分性

　　充分滿足財務職能線條與財務軟件對于業(yè)務數(shù)據(jù)的處理要求。

　　對于存貨、生產(chǎn)成本，采購日記賬、庫存日記賬、訂單日記賬每月進行一次壓縮后，傳遞給財務軟件;

　　對于應收、應付賬款，當期所有的應付、付款、預付業(yè)務，以及應收、收款、預收業(yè)務在海鼎系統(tǒng)中進行操作，期末將供應商應付、付款明細，以及客戶應收、收款明細傳遞給財務軟件。

　　4、常用的兩種財務接口方式都可根據(jù)財務要求選擇

　　1)松散型財務業(yè)務集成——接口文件對接

　　
　　圖4 業(yè)務系統(tǒng)與財務系統(tǒng)的文件對接模式

　　該方式的應用背景與特點：

　　在財務系統(tǒng)供應商不便于直接開放接口直連數(shù)據(jù)庫時選用此法;

　　財務接口的定義、修改和管理相對簡單易行;

　　需先從業(yè)務系統(tǒng)導出接口文件后，將此文件再導入財務系統(tǒng);

　　每次生成憑證前都要操作一次，相對繁瑣;

　　調(diào)整相對簡單，載財務允許的情況下，發(fā)現(xiàn)問題可直接重復導入;

　　暫無逆向回溯流程;

　　需按財務系統(tǒng)的接口參數(shù)要求配置才能生成有效的接口文件。

　　2)緊密型財務業(yè)務集成——數(shù)據(jù)庫對接

　　
　　該方式的應用背景與特點：

　　需財務系統(tǒng)供應商配合完成此種數(shù)據(jù)庫間直連的接口方式;

　　財務接口的定義、修改和管理的技術能力要求相對較高;

　　可在約定的時間自動將業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)插入中間數(shù)據(jù)庫，再由中間數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)自動導入到財務系統(tǒng);

　　導出導入工作都由系統(tǒng)自動完成，一勞永逸;

　　在財務允許及財務系統(tǒng)供應商配合的情況下，可逆向回溯;

　　需按財務系統(tǒng)的接口參數(shù)要求配置中間數(shù)據(jù)庫。

　　兩種財務接口方式可結合企業(yè)的業(yè)務需求、技術儲備、應用場景等要素綜合評估并選擇。

　　六、結語

　　通過業(yè)務流程、信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)集成等領域的不斷協(xié)同融合，實現(xiàn)財務業(yè)務一體化的零售企業(yè)管理，價值重大，意義深遠，有助于形成協(xié)同一致的管理視角，規(guī)避管理盲區(qū)和信息孤島，克服業(yè)務數(shù)據(jù)不一致的頑疾，同時也大大提升財務操作、業(yè)務操作的效果和效率，降低企業(yè)的整體運營成本，加速企業(yè)整體效益的提升。

　　同時，我們也應當注意到，財務業(yè)務一體化是企業(yè)管理的價值思維、有效工具，涉及到零售企業(yè)業(yè)務經(jīng)營、財務管控的方方面面，只有不斷學習、實踐、再學習，摸索出符合零售企業(yè)自身特質(zhì)的一體化策略和方法，才能日見成效、漸入佳境。
　　（文/陳琳）