一、提出財務業務一體化的業務背景

　　在企業信息化理念被普遍接受的現在，究竟是否要利用先進的系統工具來固化管理流程與沉淀業務經驗早已不再是個問題。但接踵而至的是，如何利用信息化達到預期的管理目標。這個問題對以供應鏈為核心的流通企業(包含零售企業)來說，就是優化構成其三大流(物流、信息流及現金流)的業務流程，達到全局最優。信息流是核心，物流是保障，現金流則是實現的手段。

　　一般而言，從零售信息系統的整體組成看，業務系統管控日常進銷存經營，財務系統負責日常經營情況的財務表達，表面上看似“井水不犯河水”。然而，從海鼎所接觸的大量客戶應用案例來看，許多企業在兩大信息系統的對接和協同上卻遭遇了各種挑戰。

　　“幸福的家庭都是相似的，不幸的家庭各有各的不幸。”托爾斯泰的這句名言反映在該問題上卻是業務與財務協同的現狀，企業各有各的難題。主要表現為：

　　1、兩大系統的數據不相一致

　　部分功能在業務與財務系統產生一定的重疊時，由于靈活性過高，標準化不足，導致一個業務往往可有多個不同的系統入口，操作人員易誤解，不但造成人員操作繁復、低效，并且最終出現財務與業務數據出現了數出多門，進而報表統計困難的后果;例如門店耗材領用即可在財務系統完成，又可在業務系統中完成，有2個員工分別用了2套系統維護，到最后卻發現，需要大量的人工來合并與核對兩邊出具的報表，一旦發生差異，則雙方都莫衷一是。

　　2、 信息傳遞困難，財務系統時常遭遇“信息孤島”的尷尬

　　許多業務系統生成的信息無法傳遞給財務系統，需要財務人員根據實際需要到業務系統中查詢，并單獨到財務系統中維護，工作繁瑣、負荷大，加之不一定十分熟悉業務系統，極易產生遺漏，甚至出錯。

　　3、 系統間傳遞的信息太簡單劃一

　　系統接口過于簡單籠統，不能跟上精細化管控的要求，更難以滿足企業戰略決策、計劃、控制和業績評價方面的作業細節數據對數據的多樣化的需求。

　　財務與業務管理之間的關系是雖在專業上各有所專，但卻更有著相互依存、緊密相連的關系。在此基礎上，業界形成了財務與業務一體化的理念，即突破業務流程被分割成各種簡單的任務，管理者們將精力集中在個別任務效率的提高上，而忽略了最終目標(即滿足顧客的需求)的傳統崗位分工模式。通過優化設計，形成全局思想，從整體上確認企業的作業流程，實現兩大系統的融合與互動，追求全局最優，而非個別最優。

　　二、財務業務一體化的關鍵

　　行業經過多年的發展，“財務業務一體化”早已不再是個新鮮詞了，但外界詮釋它的方式卻各有不同，許多同行認為，所謂的財務業務一體化，就是將業務系統與財務系統同屬于一個軟件產品，而業務與財務在其中的體現方式就是這個管理軟件下屬的獨立的功能模塊。

　　而海鼎認為，這固然是一種方式，卻并非該理念的核心。財務業務一體化的核心應是將財務數據與業務數據有效集成，業務信息輸入系統后能夠實時、準確生成財務信息，并依托信息化平臺，實現物流與現金流、業務信息與財務信息的高度協調一致。所以，無論業務與財物管理是否同屬一個系統，只要能滿足這一點，才真正能實現一體化帶來的價值。

　　而眾多的實踐經驗證明，在一個統一的企業信息化平臺支撐下，單獨的、專業的業務系統與財務系統分別作為子系統納入企業信息化體系，并形成準確高效的集成，其效果優于統一于某個供應商軟件產品模塊、而模塊本身有欠專業的應用效果。集成模式也正是目前業內大中型零售流通企業最為青睞的方式。

　　三、零售企業，業務過程和財務過程的集成

　　業務過程和財務過程的集成，能夠細致周到地從財務視角去關懷各個業務細節，是實現財物業務一體化的重要前提，也是確保業務與財務管理視角融合統一的重要前提。集成內容包括以下的三大方面：

　　1、業務過程需遵循財務規范

　　業務過程必須和帳務管理要求保持一致性，其中包含:

　　業務系統引入期號管理

　　每個業務發生有且僅有一個期號與其對應。

　　月結時間的統一

　　業務系統月度結轉的時間盡量和財務系統保持一致，并固定周期進行。

　　不隨意修改業務單據

　　絕不允許修改往期的歷史單據，而修正動作只計入本期數據;所有的業務單據不能隨意地刪除，否則極有可能導致業務數據和財務數據不平，或導致憑證斷號，最終無法順暢過賬的情況;業務系統中所有跨期修正的記錄記入本期。

　　數據匯總及時準確

　　業務數據及時匯總，并積極采用各類確認稽核的流程和工具。

　　2、業務基本信息的配置和財務共享準備

　　主要完成對供應商信息、部門信息、職員信息、計量單位信息、會計科目信息、物料供貨信息等基礎資料的錄入，基礎資料的準確與否，直接關系到會計信息的質量，所以必須錄入準確、完整的基礎資料數據，便于輔助核算單位信息的導入。

　　3、完整的業務流程要包含財務處理環節

　　整體的業務流程可類似與下圖：

　　
　　圖1 業務信息的配置過程

　　以某采購入庫流程為例：某按賬期結算的供應商在某次進貨的含稅進貨額1000元，稅率17%，一定時間后將發票開具給零售商。該業務流程描述如下圖：

　　
　　圖2 供應商采購結算的簡要流程

　　而業務系統中的兩個業務完成后，會分別生成相應的憑證如下所示：

　　憑證一——收貨業務發生

　　借：庫存商品-配送中心 854.70

　　貸：應付賬款_暫估(去稅) 854.70

　　憑證二——收到供應商發票

　　借：庫存商品-配送中心 -854.70

　　貸：應付賬款_暫估 -854.70

　　借：庫存商品-配送中心 854.70

　　借：應交稅費_應交增值稅_進項稅額 145.30

　　貸：應付賬款-**供應商 1000

　　四、加強財務對業務的監控

　　1)事前監控

　　有企業在其財務制度中明確寫到：“必須事前控制，以盡量避免不可測因素影響。”財務部門只默認業務結果、承擔會計職責的時代早已是“昔日黃花”，現代化企業財務管理越來越重視財務在業務發生前的預算與控制，從財務角度牽引后續業務發生。

　　如在業務系統中建立預警制度、設立財務目標、就屬于典型的事前監控。包括：

　　預警指標：加盟店信用額度、供應商付款計劃、門店庫存金額上限等

　　財務目標：門店月度銷售計劃、預期庫存周轉率等

　　2)事中管理

　　一般這些業務都需要財務部門參與，如未經批準則當前將中止進行，多用在收付款管理環節，必要時要對部分帳戶加鎖，直到預期風險降低到安全標準才予以解鎖。典型的有：

　　供應商帳款余額審查

　　加盟帳戶資金審查

　　3)事后分析

　　主要包含財務報表分析，績效指標的對照、考核，用于幫助業務部門定位問題，便于業務部門對癥下藥，而這些分析的來源數據大部分都需業務系統提供。常用的需要由財務部門提供給業務人員了解的分析指標有：

　　庫存周轉天數 = 總庫存額/日均庫存金額

　　流動資產周轉率 = 銷售收入/平均流動資產

　　總資產周轉率 = 銷售收入/平均總資產

　　保本點 = 固定成本/(單價-單位成本)

　　應收帳款周轉率 = 銷售收入/平均應收帳款

　　應收帳款周轉天數= 360/應收帳款周轉率(按年度計算)

　　營業周期 = 庫存周轉天數+應收帳款周轉天數

　　銷售凈利率 = 凈利潤/銷售收入

　　銷售毛利率 = (銷售收入-銷售成本)/銷售收入

　　資產凈利率 = 凈利潤/平均資產總額

　　五、業務數據和財務數據的集成統一

　　在業務系統與財務系統間，應采用嚴謹細致的接口方法，以嚴格保證財務子系統數據來源的統一、完整和準確，包括以下4個方面的內容。

　　1、通過關鍵業務和帳務處理關系對照，確定接口范圍和內容

　　財務業務一體化的具體表現，除了從財務視角去管理各個業務環節外，同時也包含在業務結束后對財務處理的嚴密支持，即業務子系統與財務子系統的無縫對接。每次接口方案確定前，需將流通零售企業的每個關鍵業務和帳務處理的關系都清晰刻畫出來，以確保接口方案的嚴謹。如下圖舉例所示：

　　
　　圖3 業務系統與財務系統間操作與憑證的對應關系

　　2、生成模擬憑證便于和財務人員的溝通與確認

　　和軟件開發標準過程類似，在真正開始編碼前，都會要求開發團隊為整體設計寫好偽代碼，便于做好最終的范圍確認和內部溝通，財務接口也要在正式進入實戰以前，也需形成客戶化的模擬憑證，如有出入，則便于財務人員理解和指出，也便于接口定義人員修改和完善。

　　模擬憑證如下表舉例所示：

　　表1 財務憑證樣式舉例

　　
　　3、接口參數的總體配置要求

　　1)接口方式的一致性

　　對于總賬管理、借貸管理、財務結轉和財務報表等核心財務功能中，海鼎要求業務系統與財務系統間嚴格同步與統一。

　　往來結算單位信息(包含供應商、客戶、門店等)的代碼、描述嚴格統一;

　　會計科目信息的代碼、描述嚴格統一。

　　2)滿足財務數據處理要求的充分性

　　充分滿足財務職能線條與財務軟件對于業務數據的處理要求。

　　對于存貨、生產成本，采購日記賬、庫存日記賬、訂單日記賬每月進行一次壓縮后，傳遞給財務軟件;

　　對于應收、應付賬款，當期所有的應付、付款、預付業務，以及應收、收款、預收業務在海鼎系統中進行操作，期末將供應商應付、付款明細，以及客戶應收、收款明細傳遞給財務軟件。

　　4、常用的兩種財務接口方式都可根據財務要求選擇

　　1)松散型財務業務集成——接口文件對接

　　
　　圖4 業務系統與財務系統的文件對接模式

　　該方式的應用背景與特點：

　　在財務系統供應商不便于直接開放接口直連數據庫時選用此法;

　　財務接口的定義、修改和管理相對簡單易行;

　　需先從業務系統導出接口文件后，將此文件再導入財務系統;

　　每次生成憑證前都要操作一次，相對繁瑣;

　　調整相對簡單，載財務允許的情況下，發現問題可直接重復導入;

　　暫無逆向回溯流程;

　　需按財務系統的接口參數要求配置才能生成有效的接口文件。

　　2)緊密型財務業務集成——數據庫對接

　　
　　該方式的應用背景與特點：

　　需財務系統供應商配合完成此種數據庫間直連的接口方式;

　　財務接口的定義、修改和管理的技術能力要求相對較高;

　　可在約定的時間自動將業務系統數據插入中間數據庫，再由中間數據庫的數據自動導入到財務系統;

　　導出導入工作都由系統自動完成，一勞永逸;

　　在財務允許及財務系統供應商配合的情況下，可逆向回溯;

　　需按財務系統的接口參數要求配置中間數據庫。

　　兩種財務接口方式可結合企業的業務需求、技術儲備、應用場景等要素綜合評估并選擇。

　　六、結語

　　通過業務流程、信息系統、數據集成等領域的不斷協同融合，實現財務業務一體化的零售企業管理，價值重大，意義深遠，有助于形成協同一致的管理視角，規避管理盲區和信息孤島，克服業務數據不一致的頑疾，同時也大大提升財務操作、業務操作的效果和效率，降低企業的整體運營成本，加速企業整體效益的提升。

　　同時，我們也應當注意到，財務業務一體化是企業管理的價值思維、有效工具，涉及到零售企業業務經營、財務管控的方方面面，只有不斷學習、實踐、再學習，摸索出符合零售企業自身特質的一體化策略和方法，才能日見成效、漸入佳境。
　　（文/陳琳）